De una idea de negocio a constituir DAnalytics SAS: ¿Cómo crear una empresa en Colombia?

Queremos contarles que oficialmente el 3 de agosto de 2018 nos constituimos ante la Cámara de Comercio de Cali (CCC) como DANALYTICS SAS. En ese proceso de pasar de una idea de negocio a un plan de negocio y finalmente constituir nuestra empresa tuvimos muchas inquietudes que no fueron fácil de responder, no por su complejidad, sino por la falta de información clara y sencilla de entender, y disponible sobre el tema. Es por ese motivo que en esta entrada de nuestro blog queremos contarles sobre nuestro proceso de constitución, algunas dudas que tuvimos y las respuestas que obtuvimos. Esperamos que nuestra experiencia les sirva, y si conoces a alguien que está en este proceso te invitamos a que compartas este post.

Primera visita a la CCC

Antes de constituirnos, Andrés y yo desarrollamos nuestro plan de negocios [note]  El plan de negocios no es una camisa de fuerza, es una guía que se puede ir modificando y efectivamente en el camino nos hemos dado cuenta que hay cosas que debemos cambiar o ajustar[/note] y elegimos constituir un sociedad por acciones simplificada – SAS- [note]  Si quieres que hagamos un post sobre cómo pasamos de la idea de negocio al plan, déjanos un comentario[/note] . Teniendo lo anterior claro nos dirigimos a la Cámara de Comercio a averiguar qué documentos necesitamos para constituirnos. En la Cámara de Comercio de Cali nos entregaron varios documentos: “Guía para constituir y matricular una sociedad por acciones simplificada S.A.S”, “Solicitud de Inscripción Registro Públicos”, “Registro de Libros – Registros Públicos”. Los cuales puedes descargarlos al final de esta entrada.

En la “Guía para constituir y matricular una sociedad por acciones simplificada S.A.S” se encuentra el paso a paso de los trámites que debes hacer antes y durante la formalización de tu empresa, y también que documentos debes presentar para la matrícula mercantil.  Vamos a ver el paso a paso y qué aprendimos en cada uno de estos pasos.

Antes de la matrícula mercantil y constitución

Básicamente antes de la matrícula mercantil hay 4 pasos que resumo así: uso de suelo, homonimia, CIIU y documento. El más complejo para nosotros es el documento. Nosotros nos reunimos con familiares y amigos que tienen empresa y les pedimos su consejo sobre qué deberíamos tener en cuenta a la hora de elaborar este documento. En general, varios nos respondieron que dado que somos dos los socios fundadores no deberíamos repartir las acciones 50-50 porque eso podía dificultar la toma de decisiones, también nos recomendaron que quedaron muy claro cómo se disolvería la empresa, qué aportaría cada uno, cuáles serían nuestras funciones como socios y las funciones del representante legal. Lo anterior puesto que por experiencia propia o de conocidos eran temas muy álgidos que si no quedan bien escritos podían dar pie para conflictos internos que afectarán el desarrollo de la empresa y convertirse en un dolor de cabeza a la hora de disolverse.

Ante esa recomendación llamamos a la Cámara de Comercio para preguntar si ellos revisaban el documento de constitución, pero la CCC no presta ese servicio. Vale la pena aclarar que lo que nosotros nos hubiera gustado revisar era un check list de cosas que debíamos incluir en el documento o tal vez una revisión de consistencia del documento. Decidimos que nosotros mismos íbamos a escribir el documento de constitución y que íbamos a contratar a una abogada para que lo revisara e hiciera las correcciones pertinentes. Este servicio de revisión puede costar entre 500 mil pesos y 1.2 millones. ¿Lo consideramos indispensable? No. Si tienes los recursos, te recomendamos que lo hagas. Si no los tienes, no lo hagas pero anótalo en tu lista de cosas para revisar cuando tu empresa crezca, especialmente si tienes socios.

Paso ¿Cómo?
Consulta el uso del suelo de la dirección del domicilio principal de tu empresa y verifica que en este puedes realizar la actividad económica de tu empresa. Ingresa a:

https://usodelsuelo.cali.gov.co/

O ve a la Torre de la Alcaldía en el CAM, piso 11, Secretaría de Planeación Municipal.

Verifica que el nombre de tu empresa (se conoce como razón social) o el nombre del establecimiento de comercio no esté registrado.

Si ya está registrado debes cambiar el nombre.

Ingresa a https://servicios.ccc.org.co/homonimia/08/inicio

Escribe el nombre (no importa mayúsculas o minúsculas). Si no te aparece ningún resultado, entonces puedes utilizar ese nombre.

Identifica la Clasificación Industrial Internacional Uniforme (CIIU) que cataloga la actividad económica que desarrolla tu negocio.  Debe ser mínimo 1 y máximo 4.

Por ejemplo, en el caso de DAnalytics su actividad principal de acuerdo con el CIIU es:

6201: Actividades de desarrollo de sistemas informáticos (planificación, análisis, diseño, programación, pruebas).

Ingresa a http://linea.ccb.org.co/descripcionciiu/

O descargar el archivo de Excel al final de esta entrada.

Escribe el documento de constitución de tu empresa. Este puede ser una escritura pública o un documento privado.

 

 

Hay muchos formatos en internet para realizar este paso.

¿Cómo lo hicimos nosotros?

Empleamos un formato preestablecido y contratamos a una abogada para que revisara nuestro documento, nos resolviera las dudas y lo adaptara a las necesidades de DAnalytics SAS.

La matrícula mercantil: segunda visita a la CCC

Una vez cumplimos con todos los pasos anteriores, volvimos a ir a la Cámara de Comercio de Cali.  A continuación, los documentos que llevamos y/o nos entregaron el proceso para diligenciar.

Documento Aprendizaje
Documento de constitución: documento privado Pensábamos que debíamos ir a una notaría a autentificar el documento de manera previa a la inscripción en la CCC, pero resulta que si todos los socios van a la inscripción no es necesario autentificarlo.
Cartas de aceptación de cargo (firma de los nombrados) y copias de documentos de identidad de los nombrados. Nosotros olvidamos las fotocopias de los documentos de identidad. Si vas a la CCC que se encuentra en Unicentro, entonces puedes dirigirte al Éxito, ahí encontrarás una fotocopiadora.
Formulario de Registro Único Empresarial  Tiene un costo de 5.500 pesos y se diligencia ese mismo día.
Solicitud de Inscripción de Registros Públicos del documento de constitución de la empresa. Este es gratuito.  Te recomendamos que lo diligencies ese día por si tienes alguna duda.
Certificación para acreditar beneficios de la Ley 1780 de 2016

Este aplica si el socio o socios constituyentes de la empresa tienen entre 18 y 35 años, tienen hasta 50 trabajadores y los activos son menores o iguales a 5.000 SMMLV.

Este es gratuito y te lo entregan ese mismo día. Este debe ser firmado por el represente legal y debes llevar fotocopia de su cédula.

Los beneficios que otorgan son: exención de pagos de matrícula mercantil y exención en el pago de la primera renovación.

Además de lo anterior, ese mismo día puedes preinscribir a tu empresa en el Registro Único Tributario (RUT) de la DIAN. Si no lo haces en la CCC, debes dirigirte a una oficina de la DIAN para hacerlo.

Finalmente, debes pagar por varias cosas. En nuestro caso pagamos por la constitución (este valor depende del monto del capital suscrito), impuesto reg con cuantía (este valor depende del monto del capital suscrito), estampilla prodesarrollo, estampilla pro cultural, estampilla proseg aliment, estampilla prodesar uceva, y el servicio especial (este valor depende del monto del capital suscrito).

Posterior a este paso, hay que esperar a que revisen el documento de constitución y los documentos que diligenciaste. Si todo está en orden, entonces te llegara un correo al email que inscribiste con el CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL de tu empresa. De lo contrario, te avisaran que debes hacer unas correcciones. Sobre este camino no tenemos conocimiento; si te paso, ayúdanos compartiendo tu experiencia en los comentarios.

A nosotros nos llegó el correo con el certificado de existencia; de hecho, nos llegaron 8 correos que decían lo mismo: “Puede generar y descargar los certificados en cualquier momento a través de nuestra página web: http://www.ccc.org.co/registraya/”. IMPORTANTE: ¡No los descargue todos! Cada vez que descargue un certificado aparece con la fecha de la descarga. Por lo tanto, si después necesita un certificado con una fecha reciente tendrá que pagar por ese certificado, cada uno vale $5.500 pesos, y deberá dirigirse a la CCC o solicitarlo por internet.

Los libros: tercera y cuarta visita a la CCC

Posteriormente, debes ir a la CCC a comprar los libros de tu empresa. En esta visita puedes reclamar el RUT de tu empresa. También te preguntan si quieres un CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL. Ya tienes 8 en tu correo, así que la respuesta es que no porque solo te pueden imprimir 2 certificados y los descuentan de esos 8 que tienes disponibles.

Retomando el tema de los libros, el representante legal debe diligenciar dos documentos: “Solicitud de Inscripción Registro Públicos” y “Registro de Libros – Registros Públicos” y realizar el pago correspondiente. Nosotros compramos el libro de actas de asamblea y el libro de socios. Los dos libros nos costaron $27.200 y cada hoja de las que compramos nos costó 30 pesos.

Nuestra cuarta y última visita en este proceso fue para recoger las hojas.

La cuenta bancaria

Tu empresa ya es una persona jurídica y como tal debe tener una cuenta bancaria propia donde tus clientes te puedan pagar y de dónde pagues a tus proveedores. Nosotros abrimos una cuenta de ahorros en Bancolombia porque lo mínimo que necesitas para abrirla son 100 mil pesos, fotocopia del certificado de existencia y representación legal, del RUT y de la cédula de tu representante legal. El proceso es rápido, lo debe realizar la representante legal de tu empresa y si las transacciones que haces en el mes no superan los 11 millones de pesos no te cobran el 4 por mil.

Comentarios finales

Esperamos que esta información te sirva, si tienes alguna duda o tienes algún conocimiento o aprendizaje que crees que le pueda servir a otro empresario que recientemente constituyó su empresa o está en proceso, escríbelo en los comentarios. Nos encantaría escucharte y estamos seguros de que hay muchas personas que te lo agradecerán.

La próxima semana volveremos con los temas que se vinculan directamente con lo que hacemos en nuestro día a día en DAnalytics: soluciones de analítica aplicada a los negocios, desarrollo de software como servicio, planeación estratégica de los datos en las organizaciones, y les seguiremos trayendo los últimos avances en diversas áreas como inteligencia artificial y machine learning.

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